Was enthalten ist
- ✓Rund um die Uhr in Ihrer Markenstimme erreichbar
- ✓Anliegen, Kontaktdaten, Termine und Rückrufwünsche erfassen
- ✓Komplexe Gespräche an Mitarbeitende oder Workflows übergeben
KLARFRAMEAI-Automation-Plattform · Telefonischer Empfang und Kundenservice
KI-Telefonassistent für eingehende Anrufe
Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe für Ihr Unternehmen an, erfasst Anliegen und Kontaktdaten und leitet Gespräche bei Bedarf an Ihr Team weiter.
Ideal für
- ◆Telefonischer Empfang
- ◆Kundenservice und häufige Anfragen
- ◆Termin- und Rückrufkoordination
Kurz erklärt
Ein KI-Telefonassistent ist ein Sprachagent, der eingehende Anrufe für ein Unternehmen annimmt und selbstständig bearbeitet. Der KI-Telefonassistent von Klarframe meldet sich rund um die Uhr in Ihrer Markenstimme, beantwortet häufige Fragen, erfasst Anliegen, Kontaktdaten, Terminwünsche und Rückrufbitten und leitet komplexe Gespräche an Mitarbeitende oder an einen passenden Workflow weiter. So werden Anrufe auch außerhalb der Geschäftszeiten oder bei belegten Leitungen angenommen. Der Agent gibt sich als KI zu erkennen und übergibt strukturierte Ergebnisse an Ihr Team.
So funktioniert es
- 01
Anliegen und Wissen klären
Klarframe erfasst mit Ihnen, welche Anliegen typischerweise am Telefon ankommen, welche Fragen der Agent selbst beantworten darf und welches Wissen er dafür braucht, etwa Öffnungszeiten, Leistungen oder Abläufe.
- 02
Gesprächsführung und Übergaben
Gemeinsam wird festgelegt, wie der Agent begrüßt, welche Daten er abfragt und wann er an einen Menschen übergibt: zum Beispiel bei dringenden Fällen, auf Wunsch des Anrufers oder wenn eine Frage außerhalb seines Rahmens liegt.
- 03
Anbindung an Ihre Systeme
Der Agent wird mit Ihrer Telefonie, Ihrem Kalender, Ihrem CRM und E-Mail verbunden. Termine landen direkt im Kalender, Anliegen als strukturierter Eintrag oder als Nachricht an das zuständige Team.
- 04
Betrieb und Weiterentwicklung
Nach dem Start prüft Klarframe die Gesprächsergebnisse, ergänzt fehlendes Wissen und passt Regeln an. Der Agent wird so Schritt für Schritt genauer auf Ihre Anrufer abgestimmt.
Einsatzbeispiele
Telefonischer Empfang
Ein Hotel kann Anrufe zu Verfügbarkeit, Anreise oder Ausstattung rund um die Uhr in mehreren Sprachen annehmen lassen. Buchungswünsche und Sonderanfragen werden mit Kontaktdaten erfasst und an die Rezeption übergeben.
Kundenservice und häufige Anfragen
Ein Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb kann wiederkehrende Fragen zu Leistungen, Zeiten und Abläufen vom Agenten beantworten lassen. Schadensmeldungen oder neue Aufträge werden strukturiert aufgenommen, damit das Team ohne Rückfragen weiterarbeiten kann.
Termin- und Rückrufkoordination
Eine Praxis oder Kanzlei kann Terminanfragen und Rückrufwünsche vom Agenten entgegennehmen lassen. Der Agent bietet freie Zeiten aus dem Kalender an oder notiert, wann und zu welchem Thema zurückgerufen werden soll.
Verbindet sich mit
- Telefonie
- Gängige CRM-Systeme
- Kalender
- SMS
- Webhooks und APIs
Einmalige Einrichtung plus monatliche Betreuung. Das Angebot erstellt Ihr regionaler Klarframe-Partner individuell nach Umfang.
Datenschutz & KI-Transparenz
Der KI-Telefonassistent von Klarframe wird DSGVO-konform betrieben: Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und dokumentierte Datenflüsse. Ob Gespräche aufgezeichnet oder transkribiert werden und wie lange Daten gespeichert bleiben, wird je Projekt festgelegt. Nach den Transparenzpflichten des EU AI Act (Art. 50) teilt der Agent Anrufern zu Beginn mit, dass sie mit einer KI sprechen, und bietet bei Bedarf den Weg zu einem Menschen an.
EU AI Act →Häufige Fragen
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Der KI-Telefonassistent von Klarframe teilt Anrufern zu Beginn des Gesprächs mit, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Das entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act (Art. 50). Die Stimme ist natürlich und auf Ihre Marke abgestimmt, gibt sich aber nicht als Mensch aus.
Kann der KI-Telefonassistent an einen Mitarbeiter weiterleiten?
Ja. Der KI-Telefonassistent von Klarframe übergibt Gespräche nach festgelegten Regeln an Mitarbeitende oder Workflows, etwa bei dringenden Anliegen, komplexen Fragen oder wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen wünscht. Ist niemand erreichbar, nimmt der Agent einen Rückrufwunsch mit Thema und Kontaktdaten auf.
In welchen Sprachen nimmt der KI-Telefonassistent Anrufe an?
Der KI-Telefonassistent von Klarframe spricht standardmäßig Deutsch, Englisch, Spanisch und Italienisch. Weitere Sprachen sind auf Anfrage möglich. Welche Sprachen aktiv sind, wird im Projekt festgelegt, zum Beispiel passend zu internationalen Gästen oder Kunden.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Klarframe betreibt den KI-Telefonassistenten mit Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierten Datenflüssen. Aufzeichnung, Transkription und Speicherdauer werden je Projekt vereinbart, und Anrufer werden über den KI-Einsatz informiert. Die Bewertung Ihres konkreten Einsatzes ersetzt dies nicht; es handelt sich um keine Rechtsberatung.
Was kostet ein KI-Telefonassistent von Klarframe?
Der KI-Telefonassistent von Klarframe wird mit einer einmaligen Einrichtung und einer monatlichen Gebühr angeboten. Das Angebot erstellt der regionale Partner individuell nach Anrufaufkommen, Sprachen und Integrationen. Das Voice-Agent-Portal für eingehende und ausgehende Gespräche lässt sich unter voice.klarframe.com ansehen.